Forprofit

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта

Учет движения денежных средств / Отчет о движении денежных средств

E-mail Печать PDF

Денежные средства компании – предмет основного внимания и контроля со стороны руководства.  К сожалению, в нашей стране – огромное множество мелких и средних предприятий, которые никогда не строили реальный баланс. Не тот баланс, который сдается в налоговую инспекцию, а тот, который отражает истинную картину дел. Они  даже не знают, какова реальная прибыль в отчетном периоде, по памяти считают задолженность и т.д. и т.п. Но все они учитывают реальные денежные средства. Плохо или хорошо, по правилам учета или без правил, но учитывают все. Поэтому учет движения денежных средств - основная составляющая финансового учета и анализа.

Существует множество программ для учета, от мелких (упрощенных, иногда самописных), до комплексных. Однако все они внедряются не просто. Миллион проблем: интеграция с бухгалтерией, банковским клиентом, правами доступа, конфиденциальностью и т.д.

Отчет о движении денежных средств – несомненно, самый важный отчет для руководства, акционеров, кредиторов и вместе с отчетом о прибылях и балансом – дают полную картину финансов на предприятии за период. Однако по описанным выше причинам далеко не все руководители и собственники предприятий могут позволить себе иметь такой отчет за период, где данные точны (или с контролируемой погрешностью), где остатки всегда бьются, где заданная детализация присутствует, а сам отчет – наглядный и понятный.

В рамках нашего практического курса финансового менеджмента мы покажем, как организовать учет и контроль денежных средств, получение отчета о движении денежных средств с заданной детализацией и контролем остатков. При этом покажем это на примере использования общедоступной программы MS Excel.

Итак, приступим.
Для примера мы будем использовать одну из самых сложных возможных ситуаций. Берем предприятие, где комплексный учет денежных средств не ведется в принципе, деньги тратят и отчитываются за них подотчетные лица и эти лица - не бухгалтерия и не финансовый отдел. Часть операций проводится по безналичному расчету, данные из банковской программы можно импортировать в Excel. Бухгалтерский учет отличается от реальности кардинально. Это – для усложнения задачи. Если же на Вашем предприятии деньги тратятся только в одном месте, а или учет денежных средств уже организован и ведется (например, бухгалтерией) в полном объеме – Вы сами сможете упросить задачу. Мы возьмем сложный случай.

И еще – ни у кого из сотрудников нет времени на учет. Это всегда, как правило.

В этой ситуации нам важно (рассмотрим по ссылкам каждый пункт):

1.    Ограничить список лиц, влияющих на точность учета.
2.    Ограничить список лиц, вводящих данные в нужном формате.
3.    Продумать детализацию данных.
4.    Продумать систему контроля целостности данных.
5.    Подготовить программу для ввода данных и учета.

Внимательно решим все перечисленные задачи.


После этого можно, вводить данные и делать выверки, и получать отчеты. А нет!
Нужно еще кое-что. Нужно контролировать процесс. Ругаться, давить, уговаривать, жаловаться, договариваться, просить, заставлять, налагать штрафы, хвалить. Делать все, чтобы в рамках нашей задачи целостность данных не страдала. Этот – тот небольшой пункт, где успех зависит не только от Вас. От этого может пойти насмарку вся Ваша работа. Поэтому – здесь нужно не просто принципиальность, а сверх принципиальность. Если Вы – предприниматель или директор – все в Ваших руках, не дайте только слабину, дело касается учета Ваших денег, а не чьих-то других. Если Вы финансист, который не может заставить людей правильно работать с информацией – ставьте перед руководством вопрос ребром. В этом случае – это вопрос Вашего успеха, карьеры.

Итак, все пункты реализованы подготовка к учету денежных средств и построению отчета о движении денежных средств завершена.

Вот и все. Нужно просто вносить данные и проверять их.

Нет не все. Еще можно подумать над тем, как упростить ввод данных. Например, можно настроить поля со списком, чтобы не вводить заново названия статей, а выбирать из списка. И подумать над другими удобствами ввода. В конце концов, один раз можно и позвать специалиста по программированию в Excel или очень опытного пользователя.

Эта база в упрощенном виде будет состоять всего из одной таблицы. В дополнение к ней стоит завести таблицу остатков, где фиксировать значения остатков денежных средств на каждую отчетную дату по банку, в кассе, у каждого подотчетного лица и общий итог. Проверять остатки прямой инвентаризацией (пересчетом).

Построение отчета о движение денежных средств на основе данных учета, полученных из програмы, можно делать вручную (раз в месяц или в квартал - не так сложно, все-таки сводными суммами) или процесс автоматизировать.

 

Резюме. Организовать систему учета, правильный ввод данных, ответственность всех подотчетных лиц и сотрудников других отделов, внимательную выверку – не так легко. После этого создать отчет о движении денежных средств уже не представляется проблемой. Сделана самая первая, самая главная и сложная, обязательная задача. Необходимый минимум.

Для компаний, не имеющих сложных основных средств или больших складских запасов или значимых долгов, этим вполне можно ограничиться. Для Вас прибыль будет условно равна денежном потоку от текущей  деятельности (приходы минус расходы). А вот, если Вам этого недостаточно, и нужно все-таки посчитать Вашу реальную прибыль, то - впереди нас ждет организация других участков учета, где точность обеспечить будет еще сложнее, т.к. многое будет зависит от организации складского учета, закупок и других процессов, не всегда легко реформируемых из финансового отдела.